Projekt SAP S/4 HANA

Die vorliegende Vorlage der Finanzbuchhaltung und des Stadtsteueramtes (Nummer 2203/2021/2) befasst sich mit der Einrichtung eines Projekts zur Umstellung des städtischen NKF-Haushalts- und Rechnungswesens auf die SAP S/4 HANA-Technologie. Hintergrund der Maßnahme ist das Ende der Standardwartung des bisherigen Systems zum 31. Dezember 2025, wobei eine Verlängerung bis Ende 2027 sowie eine kostenpflichtige Systempflege bis maximal Ende 2030 möglich ist. Die Migration erfolgt nach einem Greenfield-Ansatz ohne Übernahme der Datenhistorie.

Die Umsetzung wird durch die Fachbereiche 20 und 21 sowie das Essener Systemhaus in fünf Arbeitsgruppen durchgeführt, die Bereiche wie die Hauptbuchhaltung, die Haushaltsplanung, Steuerverfahren, Massenkontokorrentverfahren und die Basistechnologie abdecken. Zur personellen Unterstützung wurden dem Geschäftsbereich 2 drei Verwaltungsfachwirte überplanmäßig zur Verfügung gestellt. Die Projektteilnehmer werden primlich aus dem Geschäftsbereich 2 und dem Essener Systemhaus berufen, wobei weitere Fachbereiche bei Bedarf hinzugezogen werden können.

Die Projektdauer ist auf 36 Monate angesetzt, wobei eine Inproduktivnahme zum 1. März 2025 angestrebt wird. Als Meilensteine sind die Fertigstellung des Neusystems für die Haushaltsplanung 2026 im März 2025 sowie die Freigabe aller Rechnungswesen-Funktionen im November 2025 vorgesehen. Die geschätzten Gesamtkosten belaufen sich auf 5.783.200 Euro, wovon 3.159.000 Euro auf externe und 2.624.200 Euro auf interne Leistungen entfallen. Die Finanzierung erfolgt über die jeweiligen Haushaltspläne der Verwaltung. Der Beschlussvorschlag sieht vor, dass der Ausschuss für Digitalisierung, Wirtschaft, Beteiligungen und Tourismus die Projekteinrichtung zur Kenntnis nimmt.