Bericht der gpa NRW zur überörtlichen IT-Prüfung 2021: Auswertung der IT-Kosten

Der Ausschuss für Digitalisierung, Wirtschaft, Beteiligungen und Tourismus hat im Rahmen der Sitzung am 22. März 2022 den Bericht der gpa NRW zur überörtlichen IT-Prüfung des Jahres 2021 zur Kenntnis genommen. Damit wurde der entsprechende Tagesordnungspunkt aus der Liste der Aufträge des Ausschusses entfernt.

Gegenstand der Vorlage war die Auswertung der IT-Kosten sowie die Umsetzung einer Empfehlung aus dem Prüfungsbericht. Die Prüfung hatte festgestellt, dass das IT-Betriebsmodell der Stadt Essen zwar eine Grundlage zur Steuerung der Informationstechnik bietet, das interne Kostenkontrollsystem jedoch noch ausbaufähig sei. Konkret wurde empfohlen, die Buchhaltung so zu optimieren, dass IT-Kosten verwaltungsweit, vollständig und differenziert nach Leistungsfeldern ausgewertet werden können.

Die Verwaltung berichtete über die Umsetzung dieser Empfehlung. Bisher wurden IT-Kosten dezentral über das Essener Systemhaus mittels Kundendatenblättern abgerechnet, ohne dass eine entsprechende Unterteilung im Haushalt der Stadt erfolgte. Zur Verbesserung der Auswertbarkeit wurden nach Absprache zwischen der Kämmerei und der Finanzbuchhaltung mit Beginn des Haushaltsjahres 2022 neue Prozesse etabliert. Durch die Einrichtung eines neuen Sachkontos mit der Bezeichnung „Digitalisierung“ können Aufwände für Digitalisierungsprojekte, die nicht über Kundendatenblätter erfasst werden, nun abgebildet werden. Dies ermöglicht ein produkt- und periodenbezogenes Kostenreporting. Nach einem Jahr soll geprüft werden, ob eine weitere Differenzierung der Kostenstruktur notwendig ist.