Anregung zur Etablierung eines Systems zwecks Kategorisierung, Priorisierung und automatisierter Beantwortung von Eingaben über das E-Mail-Postfach der kommunalen Ausländerbehörde

Ein Bürger hat über eine E-Mail vom 16. Oktober 202<0xC2>5 die Einrichtung eines Systems angeregt, das E-Mails an das Postfach der kommunalen Ausländerbehörde in Essen automatisch kategorisiert, priorisiert und beantwortet.

Derzeit werden alle Anfragen, die unter der Adresse abh@essen.de eingehen, nach einer manuellen Sichtung nacheinander bearbeitet. Eine automatisierte Rückmeldung erfolgt bislang nicht. Die Behördenleitung nimmt die Anregung zum Anlass, künftig eine automatische Empfangsbestätigung zu generieren, um den Absendern den Erhalt ihrer Nachricht zu bestätigen.

Eine systematische Priorisierung oder Kategorisierung der eingehenden E-Mails ist jedoch derzeit nicht vorgesehen. Ein solches Verfahren würde personelle Kapazitäten erfordern, die für die Sortierung und Einordnung der Nachrichten zuständig wären. Aufgrund der aktuellen Arbeitsbelastung und der personellen Ressourcen in der Ausländerbehörde können Mitarbeitende für diese Aufgabe nicht zur Verfügung gestellt werden, da dies die Bearbeitung der eigentlichen Anliegen einschränken würde. Der Ausschuss für Anregungen und Beschwerden nimmt den vorliegenden Sachstandsbericht lediglich zur Kenntnis.