Strategische Neuausrichtung und verwaltungsweiter Rollout des Dokumentenmanagementsystems d.velop documents

Der Ausschuss für Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung hat die Neuausrichtung sowie die Rolloutplanung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) d.velop documents zur Kenntnis genommen. Das System ist Teil der Digitalstrategie der Stadt Essen, um Prozesse zu optimieren, Rechtssicherheit zu gewährleisten und Kosten für Papier sowie Archivflächen zu senken.

Nach technischen Schwierigkeiten beim Webclient seit November 2024 wurde der verwaltungsweite Rollout vorübergehend unterbrochen. Eine daraufhin durchgeführte Alternativenprüfung ergab, dass die Fortführung des bestehenden Systems gegenüber einem Produktwechsel bevorzugt wird. Zur Bewältigung der Projektkomplexität wurde die Gesamtprojektleitung an das Essener Systemhaus (ESH) übertragen. Zudem wird künftig nach der agilen SCRUM-Methode gearbeitet, um die Systemstabilität und Transparenz zu erhöhen.

Die Anbindung der verbleibenden etwa 50 Fachbereiche und Stabsstellen soll bis Mitte oder Ende 2028 abgeschlossen sein. Durch die höhere organisatorische Komplexität entstehen im Sachkostenbereich Mehraufwendungen, die für das Jahr 2026 aus dem Budget des Geschäftsbereichs 1 gedeckt werden sollen. Eine Prüfung der Wirtschaftlichkeit, bei der die Investitionskosten den potenziellen Einsparungen gegenübergestellt werden, findet derzeit statt.