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Tagesordnung

• A.
  Öffentlicher Teil
• 1.
  Niederschrift Nr. 2 über die Sitzung des Ausschusses für Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung vom 10.03.2026
• Essener Systemhaus
• 2.
  Liste der noch zu erledigenden Aufträge hier: Essener Systemhaus
• 3.
  Vierteljahresbericht für das 1. Quartal 2026 des Essener Systemhauses

  Zur Vorlage · 0737/2026/1 · Vorlage

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Der Ausschuss für Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung nimmt im Rahmen seiner Funktion als Betriebsausschuss den Vierteljahresbericht des Essener Systemhauses für das erste Quartal 2026 zur Kenntnis. Die Erträge beliefen sich im Berichtszeitraum vom 1. Januar bis zum 31. März 2026 auf 15,27 Millionen Euro und lagen damit um etwa 11 Prozent unter dem geplanten Wert von 17,16 Millionen Euro. Als Ursache für Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Werten werden noch nicht abgerechnete Serviceleistungen sowie Hardwarebeschaffungen angeführt. Die Prognose für die gesamten Umsatzerlöse des Jahres 2026 wurde um 0,75 Millionen Euro auf 69,37 Millionen Euro angehoben.

  Die Aufwendungen im Bereich der Materialkosten und bezogenen Leistungen lagen über den Planwerten, unter anderem aufgrund von Kosten für Hardware-Leasing und Softwarelizenzen. Das Quartalsergebnis weist einen Verlust von rund 3,89 Millionen Euro aus. Für das gesamte Geschäftsjahr 2026 wird jedoch ein Verlust von 0,33 Millionen Euro prognostiziert. Die Investitionen beliefen sich zum Stichtag auf 1,03 Millionen Euro, was unter der Planung von 4,92 Millionen Euro liegt. Die Prognose für die jährlichen Investitionen wurde auf 3,67 Millionen Euro angepasst.

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  Beratungsfolge

  • 19.05.2026 · Ausschuss für Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung (3. Sitzung)
• 4.
  Strategische Neuausrichtung und verwaltungsweiter Rollout des Dokumentenmanagementsystems d.velop documents

  Zur Vorlage · 0784/2026/1 · Vorlage

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Der Ausschuss für Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung hat die Neuausrichtung sowie die Rolloutplanung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) d.velop documents zur Kenntnis genommen. Das System ist Teil der Digitalstrategie der Stadt Essen, um Prozesse zu optimieren, Rechtssicherheit zu gewährleisten und Kosten für Papier sowie Archivflächen zu senken.

  Nach technischen Schwierigkeiten beim Webclient seit November 2024 wurde der verwaltungsweite Rollout vorübergehend unterbrochen. Eine daraufhin durchgeführte Alternativenprüfung ergab, dass die Fortführung des bestehenden Systems gegenüber einem Produktwechsel bevorzugt wird. Zur Bewältigung der Projektkomplexität wurde die Gesamtprojektleitung an das Essener Systemhaus (ESH) übertragen. Zudem wird künftig nach der agilen SCRUM-Methode gearbeitet, um die Systemstabilität und Transparenz zu erhöhen.

  Die Anbindung der verbleibenden etwa 50 Fachbereiche und Stabsstellen soll bis Mitte oder Ende 2028 abgeschlossen sein. Durch die höhere organisatorische Komplexität entstehen im Sachkostenbereich Mehraufwendungen, die für das Jahr 2026 aus dem Budget des Geschäftsbereichs 1 gedeckt werden sollen. Eine Prüfung der Wirtschaftlichkeit, bei der die Investitionskosten den potenziellen Einsparungen gegenübergestellt werden, findet derzeit statt.

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  Beratungsfolge

  • 19.05.2026 · Ausschuss für Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung (3. Sitzung)
• 5.
  Anträge und Anfragen hier: Essener Systemhaus
• 6.
  Mitteilungen der Verwaltung hier: Essener Systemhaus
• Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung
• 7.
  Liste der noch zu erledigenden Aufträge
• 8.
  Digitalisierungsoffensive 2024 der kommunalen Ausländerbehörde

  Zur Vorlage · 0693/2026/3 · Vorlage

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Der Bericht zur Digitalisierungsoffensive 2024 der kommunalen Ausländerbehörde liegt den zuständigen Ausschüssen zur Kenntnisnahme vor. Gegenstand der Vorlage ist die Verwendung von Fördermitteln des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen. Die Stadt Essen erhielt hierfür eine fachbezogene Pauschale in Höhe von rund 1,3 Millionen Euro.

  Diese Mittel waren für einmalige Aufwendungen vorgesehen, die im Zusammenhang mit der Digitalisierung der Ausländerbehörden stehen, um die Leistungsfähigkeit der Behörde zu stärken und die Rahmenbedingungen zu optimieren. Die Frist für die Verwendung dieser Gelder wurde bis zum 31. Dezember 2025 verlängert. Laut dem Bericht konnte der gesamte Betrag bis zu diesem Zeitpunkt verausgabt werden.

  Neben den bereits umgesetzten oder kurz vor der Umsetzung stehenden Maßnahmen, die in einem beigefügten Katalog aufgeführt sind, werden die Bestrebungen zur Einführung von Online-Antragsstrecken weiterverfolgt. Ziel dieser Maßnahmen im Fachbereich 38 ist es, die Leistungsfähigkeit der Ausländerbehörde zu sichern und die Mitarbeitenden bei der täglichen Arbeit zu unterstützen.

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  Beratungsfolge

  • 16.06.2026 · Ausschuss für Soziales, Arbeit und Gesundheit (3. Sitzung)
  • 20.05.2026 · Ausschuss für Chancengerechtigkeit und Integration (4. Sitzung) — Kenntnis genommen
  • 19.05.2026 · Ausschuss für Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung (3. Sitzung)
  • 13.05.2026 · Ausschuss für Recht, öffentliche Sicherheit und Ordnung (3. Sitzung) — Kenntnis genommen
• 9.
  Personalkostenentwicklung in der Stadtverwaltung Essen, vorläufiges Rechnungsergebnis 2025 und Prognose 2026

  Zur Vorlage · 0744/2026/1 · Vorlage

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Die Stadtverwaltung Essen weist für das vorläufige Rechnungsergebnis 2025 bei den beeinflussbaren Personalaufwendungen eine Überschreitung des Planansatzes um 49,79 Millionen Euro aus. Als Gründe werden die Besoldungserhöhung von 5,5 Prozent ab Februar 2025, eine Tarifsteigerung im TVöD VKA um 3 Prozent ab April 2025 sowie ein Zuwachs des Personalbestands um 321 Mitarbeitende angeführt. Die Zuführungen zur Pensionsrückstellung aktiver Beamtinnen und Beamten liegen zudem um 6,21 Millionen Euro über dem Planansatz, was auf die Besoldungsanpassungen und beschleunigte Beförderungen durch das neue Landeslaufbahnrecht zurückzuführen ist. Bei den Versorgungsaufwendungen zeigt sich eine Überschreitung des Planansatzes um 33,02 Millionen Euro, primär bedingt durch erhöhte Zuführungen zu Pensions- und Beihilferückstellungen sowie eine Zunahme an Pensionierungen.

  Für das Jahr 2026 wird bei den beeinflussbaren Personalaufwendungen erneut eine Überschreitung des Planansatzes um 47,59 Millionen Euro prognostiziert, obwohl personalkostensenkende Maßnahmen mit einem Potenzial von 20 Millionen Euro berücksichtigt wurden. Die Prognose basiert auf der vollständigen Wirkung des Personalzuwachses aus dem Vorjahr sowie auf weiteren Tarif- und Besoldungssteigerungen, die im aktuellen Doppelhaushalt noch nicht enthalten waren. Im Gegensatz dazu wird bei den Zuführungen zur Pensionsrückstellung aktiver Beamtinnen und Beamten eine Unterschreitung des Planansatzes um 4,97 Millionen Euro erwartet, unter anderem aufgrund der Anhebung des Pensionseintrittsalters, insbesondere im Bereich der Feuerwehr. Für die Versorgungsaufwendungen werden für 2026 keine wesentlichen Abweichungen prognostiziert.

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  Beratungsfolge

  • 20.05.2026 · Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsausschuss (6. Sitzung) — Kenntnis genommen
  • 19.05.2026 · Ausschuss für Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung (3. Sitzung)
• 10.
  Änderung der Geschäftsverteilung hier: Zuordnung des Fachbereiches 01-09 / Kommunales Integrationszentrum vom Geschäftsbereich des Oberbürgermeisters zum Geschäftsbereich 5 Information über organisatorische Veränderungen

  Zur Vorlage · 0778/2026/OB · Vorlage

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Die Verwaltung der Stadt Essen plant eine Änderung der Geschäftsverteilung innerhalb des Verwaltungsvorstandes. Ein wesentlicher Bestandteil der Vorlage ist die organisatorische Umstrukturierung des Kommunalen Integrationszentrums Essen. Zum 1. Juni 2026 soll dieser Fachbereich aus dem Geschäftsbereich des Oberbürgermeisters in den Geschäftsbereich 5 verlagert werden. In diesem Zuge erhält der Geschäftsbereich 5 die neue Bezeichnung „Soziales, Arbeit, Gesundheit und Integration“. Ziel dieser Maßnahme ist eine engere Verzahnung der Integrationsarbeit mit sozialpolitischen und gesundheitsbezogenen Aufgaben sowie eine Optimierung der internen Koordinationsstrukturen. Die entsprechenden Haushaltsansätze werden im Rahmen dieser Umstellung umgebucht.

  Zusätzlich sieht die Vorlage weitere organisatorische Anpassungen vor. Die Zuständigkeit für die Verwaltungs- und Vertragsangelegenheiten der Gebäudereinigung sowie das Personal der Reinigungskräfte sollen vom Fachbereich 11 auf den Fachbereich 60 übertragen werden. Ebenso ist eine Zentralisierung der Vergabestellen der Fachbereiche 67, 66 und 60 im Fachbereich 60 vorgesehen. Im Bereich der Baufeldfreimachung städtischer Grundstücke wird die Zuständigkeit zwischen Hochbau und Tiefbau aufgeteilt. Des Weiteren wird geprüft, ob die Verantwortung für Schulhausmeister von dem Fachbereich 40 in den Fachbereich 60 überführt werden kann, um die gebäudebezogenen Aufgaben zu bündeln, wobei die funktionalen Bezüge zum Schulbetrieb erhalten bleiben sollen.

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  Beratungsfolge

  • 17.06.2026 · Ausschuss für Schule und Bildung (4. Sitzung)
  • 16.06.2026 · Ausschuss für Soziales, Arbeit und Gesundheit (3. Sitzung)
  • 11.06.2026 · Ausschuss für Verkehr und Mobilität (5. Sitzung)
  • 02.06.2026 · Ausschuss für Umwelt, Klima- und Verbraucherschutz (5. Sitzung)
  • 27.05.2026 · Rat der Stadt Essen (6. Sitzung)
  • 21.05.2026 · Ausschuss für Stadtentwicklung, -planung und Bauen (6. Sitzung)
  • 20.05.2026 · Ausschuss für Chancengerechtigkeit und Integration (4. Sitzung) — einstimmig empfohlen
  • 19.05.2026 · Ausschuss für Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung (3. Sitzung)
  • 13.05.2026 · Ausschuss für Schule und Bildung (3. Sitzung) — abgesetzt/vertagt
• 11.
  Neukonzeption der Zentralbibliothek am Standort Markt 5/6 hier: Sachstand der baulichen Umsetzung der Entwurfsplanung und Vorstellung der Konzepte für den Umzug sowie den Betrieb am neuen Standort

  Zur Vorlage · 0506/2026/4 · Vorlage

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Die Stadt Essen setzt die Neukonzeption der Zentralbibliothek am Standort Markt 5/6 fort. Nach Beschlüssen des Rates wurden die Gesamtprojektkosten auf rund 24,6 Millionen Euro angepasst, um bibliotheksspezifische bauliche Maßnahmen und technische Anforderungen abzudecken. Das Projekt ist als zentraler Baustein der Innenstadt- und Bildungsstrategie konzipiert.

  Der Innenausbau des Gebäudes am Markt 5/6 befindet sich im Zeitplan. Nach der Übergabe durch den Vermieter im Oktober 2025 werden derzeit Arbeiten an der Elektrik, der Datentechnik sowie die Einrichtung von Magazinen und Gastronomieflächen durchgeführt. Die Eröffnung der neuen Zentralbibliothek ist für den 24. Oktober 20<0xC2>6 vorgesehen.

  Der Umzug erfolgt in drei Phasen, beginnend mit den Arbeitsplätzen der Mitarbeitenden ab Juni 2026, gefolgt von den Medienbeständen im Freihandbereich und dem Magazin. Insgesamt sind rund 280.000 Medien betroffen. Im Zuge dessen wird der Betrieb am bisherigen Standort Gildehof zum 27. Juli 2026 eingestellt. Für die Sammlung der Krupp’schen Bücherhalle ist vor dem Umzug eine Reinigung aufgrund von Schimmelpilzbefall notwendig; hierfür wurde bereits ein Förderantrag gestellt.

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  Beratungsfolge

  • 27.05.2026 · Rat der Stadt Essen (6. Sitzung)
  • 20.05.2026 · Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsausschuss (6. Sitzung) — einstimmig empfohlen
  • 19.05.2026 · Ausschuss für Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung (3. Sitzung)
  • 07.05.2026 · Ausschuss für Stadtentwicklung, -planung und Bauen (5. Sitzung) — Kenntnis genommen
  • 06.05.2026 · Kulturausschuss (4. Sitzung) — einstimmig empfohlen
• 12.
  Beschleunigung von Baugenehmigungsverfahren

  Zur Vorlage · 0785/2026/CDU/SPD · Antrag Rat / Ausschüsse / BVen

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Die Fraktionen CDU und SPD im Rat der Stadt Essen beantragen eine Beschleunigung der Baugenehmigungsverfahren. Die Stadtverwaltung soll die Bearbeitungszeiten in diesem Bereich organisatorisch und rechtlich so weit wie möglich reduzieren. Dabei sollen kurzfristig verfügbare digitale Optimierungspotenziale genutzt werden, wobei zügig umsetzbare Maßnahmen gegenüber langwierigen Entwicklungsprozessen Vorrang haben sollen.

  Im Rahmen des Antrags soll die Einführung KI-gestützter Verfahren geprüft und umgesetzt werden, insbesondere zur automatisierten Vollständigkeitsprüfung von Bauanträgen. Zudem wird eine konsequente Anwendung der Landesbauordnung NRW sowie die verstärkte Nutzung qualifizierter Nachweise durch Vorhabenträger gefordert. Ein weiteres Ziel ist die Sicherstellung eines gut erreichbaren und verbindlichen Angebots für eine persönliche Bauberatung. Die Maßnahmen sollen sowohl zur Verfahrensbeschleunigung als auch zur Entlastung der Mitarbeitenden beitragen, indem vorhandene personelle und organisatorische Kapazitäten gezielt eingesetzt werden. Zur Überwachung des Fortschritts soll die Verwaltung den zuständigen Ausschüssen halbjährlich über den Umsetzungsstand sowie über erzielte Effekte und weitere Optimierungspotenziale berichten.

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  Beratungsfolge

  • 27.05.2026 · Rat der Stadt Essen (6. Sitzung)
  • 21.05.2026 · Ausschuss für Stadtentwicklung, -planung und Bauen (6. Sitzung)
  • 19.05.2026 · Ausschuss für Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung (3. Sitzung)
• 12.1
  Änderungsantrag zum Antrag Nr. 0785/2026/CDU/SPD - Beschleunigung von Baugenehmigungsverfahren

  Zur Vorlage · 0904/2026/VOLT-PARTEI · Antrag Rat / Ausschüsse / BVen

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Die Ratsgruppe Volt & Die PARTEI hat einen Änderungsantrag zum Beschlussvorschlag der Fraktionen CDU und SPD zur Beschleunigung von Baugenehmigungsverfahren eingebracht. Der Antrag mit der Nummer 0904/2026/VOLT-PARTEI sieht Anpassungen an den bestehenden Plänen vor.

  Im ersten Punkt wird vorgeschlagen, die Einführung automatisierter Verfahren zur Prüfung der Vollständigkeit von Bauanträgen technologieoffen zu gestalten. Die Umsetzung soll verschiedene Systeme umfassen, darunter regelbasierte Workflow- und Automatisierungssysteme wie RPA sowie etablierte Methoden der Dokumentenverarbeitung wie OCR oder IDP und weitergehende KI-gestützte Verfahren. Als Kriterien für die Auswahl der Technologien sollen die Eignung für die jeweiligen Prozessschritte, die Wirtschaftlichkeit sowie die Dauer der Umsetzung maßgeblich sein.

  Zudem beantragt die Ratsgruppe eine Ergänzung des Beschlussvorschlags um die Vorgabe, bei der Auswahl von Lösungen Open-Source-Software sowie Anbieter mit Sitz und Datenverarbeitung in der Europäischen Union bevorzugt zu prüfen. Damit sollen die digitale Souveränität der Kommune gestärkt und Abhängigkeiten von einzelnen Herstellern reduziert werden.

  Der Antrag wird zur Beratung in den Ausschuss für Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung sowie in den Ausschuss für Stadtentwicklung, -planung und Bauen vorgelegt. Eine Entscheidung im Rat der Stadt Essen ist für Ende Mai 2026 vorgesehen.

  Automatisch erzeugt durch gemma4:26b-a4b-it-q4_K_M · verbindlich ist das Originaldokument.

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  Hauptdokument

  Beratungsfolge

  • 27.05.2026 · Rat der Stadt Essen (6. Sitzung)
  • 21.05.2026 · Ausschuss für Stadtentwicklung, -planung und Bauen (6. Sitzung)
  • 19.05.2026 · Ausschuss für Digitalisierung, Personal, Organisation und Gleichstellung (3. Sitzung)
• 13.
  Anträge und Anfragen
• 14.
  Mitteilungen der Verwaltung
• B.
  Nicht öffentlicher Teil
• Essener Systemhaus
• 15.
  Anträge und Anfragen hier: Essener Systemhaus
• 16.
  Mitteilungen der Verwaltung hier: Essener Systemhaus
• Digitalisierung, Wirtschaft, Beteiligung und Tourismus
• 17.
  Stellenbesetzung Fachbereichsleitung des Fachbereiches 10 -Organisation und Personalwirtschaft-
• 18.
  Stellenbesetzung Fachbereichsleitung des Fachbereiches 60 -Immobilienwirtschaft-
• 19.
  Anträge und Anfragen
• 20.
  Mitteilungen der Verwaltung