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Tagesordnung

• A.
  Öffentlicher Teil
• 1.
  IT-Prüfungen im Haushaltsjahr 2025 (Jahresbericht)

  Zur Vorlage · 0983/2026/OB · Vorlage

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Der Jahresbericht des Rechnungsprüfungsamtes zu den IT-Prüfungen im Haushaltsjahr 2025 wurde dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Kenntnisnahme vorgelegt. Der Bericht thematisiert die Kostensteigerungen auf dem Hardwaremarkt infolge des KI-Booms und geopolitischer Entwicklungen, was eine sukzessive Erneuerung von Rahmenvereinbarungen beim Essener Systemhaus (ESH) erforderlich macht. Im Bereich der Mobilgeräte wurde die Dienstanweisung für Telekommunikationssysteme aktualisiert, wobei nun auch ein Mobile Device Management zur Absicherung von Smartphones eingesetzt wird.

  Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf dem Wandel bei Cloud-Diensten durch den Übergang zu Software-as-a-Service-Modellen sowie der Nutzung von Gebrauchtlizenzen. Bei der Beschaffung von Microsoft Office 2024 konnten durch die Zulassung von Gebrauchtlizenzen Kosten unter der Schätzung von 4,15 Millionen Euro erzielt werden. Parallel dazu wird der Einsatz von Open-Source-Software wie QGIS vorangetrieben, begleitet durch entsprechende Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeitenden.

  Zudem wurden neue Fachverfahren geprüft. Beim „Geoshop“ zur Veräußerung digitaler Geodaten lag der Fokus auf dem Berechtigungskonzept, um unbefugte Massenabrufe von Eigentümerdaten zu verhindern. Bei der Komponente „Aufbruchsmeldung HQ“, die für Baumaßnahmen im Zuge des Breitbandausbaus genutzt wird, wurden die Revisionssicherheit und die Nachvollziehbarkeit der Einträge im System „pit-Kommunal“ untersucht.

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  Beratungsfolge

  • 23.06.2026 · Rechnungsprüfungsausschuss (2. Sitzung)
• 2.
  Einsatz künstlicher Intelligenz bei der Stadt Essen sowie in der Rechnungsprüfung

  Zur Vorlage · 0978/2026/OB · Vorlage

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Das Rechnungsprüfungsamt hat einen Bericht zum Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) in der Stadtverwaltung Essen vorgelegt. Die Stadt verfolgt dabei eine Strategie, die auf einem regulatorischen Rahmen aus der Digitalstrategie sowie einer Ethik-Charta basiert. Ein wesentlicher Hintergrund für die Implementierung von KI-Systemen ist der demografische Wandel, da bis zum Jahr 2033 voraussichtlich rund 2.417 Mitarbeitende altersbedingt aus der Verwaltung ausscheiden werden. Der Einsatz von KI soll zur Automatisierung repetitiver Aufgaben beitragen, um die Leistungsfähigkeit der Verwaltung zu sichern.

  Zu den aktuell laufenden Projekten gehören ein KI-basierter Service-Chatbot für Bürgeranfragen sowie ein Echtzeit-Übersetzungsprogramm auf der Website essen.de. Im Bereich der Infrastruktur wird im Projekt „Twin4Road“ ein digitaler Zwilling des Straßennetzes erstellt, um Straßenschäden automatisiert auszuwerten. Zudem werden KI-gestützte Verfahren zur Beschleunigung von Vergabeprozessen und zur Übersetzung von Dokumenten in Leichte Sprache eingesetzt. Zur Gewährleistung der Datensicherheit nutzt das Essener Systemhaus dedizierte Server für KI-Anwendungen.

  Im interkommunalen Vergleich stellt das Rechnungsprüfungsamt die Stadt Essen als strukturiert aufgestellt dar. Um rechtliche Risiken und Compliance-Verstöße zu minimieren, empfiehlt das Amt die frühzeitige Einbindung des Rechnungsprüfungsamtes als beratende und kontrollierende Instanz in zukünftige KI-Projekte.

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  Beratungsfolge

  • 23.06.2026 · Rechnungsprüfungsausschuss (2. Sitzung)
• 3.
  Zuwendungsprüfungen des Rechnungsprüfungsamtes (Jahresbericht 2024 bis 2025)

  Zur Vorlage · 0935/2026/OB · Vorlage

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  ✦ KI-Zusammenfassung

  Das Rechnungsprüfungsamt hat seinen Jahresbericht über die Zuwendungsprüfungen für die Jahre 2024 und 2025 vorgelegt. Der Bericht, der dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Kenntnisnahme vorliegt, umfasst die Prüfung von Fördermitteln in Höhe von rund 571 Millionen Euro im betrachteten Zeitraum.

  Die Prüfung durch das Amt konzentriert sich auf die Einhaltung von Bewilligungsbedingungen und Fristen sowie die zweckentsprechende und wirtschaftliche Verwendung der Mittel. Dabei werden auch die sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie die korrekte Führung von Belegen und Vergabeverfahren kontrolliert. Da die Stadt Essen jährlich über eine Milliarde Euro an Fördermitteln erhält, die derzeit überwiegend dezentral in den Fachbereichen verwaltet werden, übernimmt das Rechnungsprüfungsamt neben der Kontrolle auch eine beratende Funktion für die Verwaltung, um Fehler frühzeitig zu vermeiden.

  Die Ergebnisse der Prüfungen ergaben im Berichtszeitraum keine wesentlichen Beanstandungen. Die Verwendung der Mittel sowie die Nachweisführung wurden als überwiegend ordnungsgemäß und wirtschaftlich bewertet. Der Bericht weist jedoch auf Optimierungspotenziale hin, insbesondere im Hinblick auf eine stärkere Zentralisierung und Standardisierung der Fördermittelverwaltung, da bislang eine einheitliche Gesamtübersicht über die dezentral verwalteten Mittel fehlt.

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  Beratungsfolge

  • 23.06.2026 · Rechnungsprüfungsausschuss (2. Sitzung)
• 4.
  Liste der zu erledigenden Aufträge
• 5.
  Verschiedenes
• B.
  Nicht öffentlicher Teil
• 6.
  Niederschrift Nr. 1 über die nicht öffentliche Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 24.03.2026
• 7.
  Betrieb von Verkaufsstellen und Verkaufsautomaten in städtischen Schulen
• 8.
  Bericht über die Prüfung ausgewählter Schulgirokonten für das Geschäftsjahr 2024
• 9.
  Prüfung der Rentenversicherungspflicht durch den FB 11 und Vorstellung der Arbeit der Honorarprüfstelle
• 10.
  Bericht über die Prüfung der Stiftungen in Zuständigkeit des Jugendamtes
• 11.
  Bericht über die Prüfung der Fahrtenbücher beim Amt für Straßen und Verkehr (FB 66)
• 12.
  Prüferbestellung
• 13.
  Verschiedenes