Beschaffung einer Software zur Organisation des Arbeitsschutzes

Der Ausschuss für öffentliche Ordnung, Personal, Organisation und Gleichstellung empfiehlt dem Rat der Stadt Essen die Anschaffung einer integrierten Software zur Organisation des Arbeitsschutzes. Ziel der Vorlage ist es, die Prozesse im Arbeitsschutz effizienter und rechtssicherer zu gestalten.

Nach einer Überprüfung der bestehenden Strukturen durch den Fachbereich 01-08 wurden Verbesserungspotenziale identifiziert. Aktuell sind die Arbeitsschutzprozesse durch Medienbrüche, ineffiziente Kommunikationsstrukturen und dezentrale Ablagen in verschiedenen Softwarelösungen, Papierformen oder bei externen Dienstleistern geprägt. Die Einführung einer neuen Arbeitsschutzmanagementsoftware (AMS) als Cloudlösung soll diese Aufgaben bündeln. Die Software soll unter anderem Verantwortlichkeiten, Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, das Vorfallmanagement sowie das Gefahrstoffmanagement abbilden. Zudem soll die Datenbank für die arbeitsmedizinische Vorsorge, die derzeit von einem externen Dienst geführt wird, in die Eigenverwaltung der Stadt überführt werden, um den Anforderungen der Arbeitsmedizinische Vorsorgeverordnung zu entsprechen.

Die Kosten für die Beschaffung werden nach einer ersten Schätzung auf einen einmaligen Aufwand von 150.000 Euro im Jahr 2022 geschätzt, wobei die laufenden Kosten ab 2023 voraussichtlich 300.000 Euro pro Jahr betragen werden. Die Finanzierung ist über die Produktgruppe Institut Gesundheit vorgesehen. Eine europaweite Ausschreibung wird derzeit vorbereitet, mit dem Ziel, die Software im ersten Quartal 2022 zunächst in einem Pilotfachbereich einzuführen und anschließend schrittweise in der Gesamtverwaltung auszurollen.