Einführung eines zentralen Outputmanagements

Die Stadtverwaltung Essen plant die Einführung eines Zentralen Output-Managementsystems (ZOM), um die Digitalisierung der Verwaltung voranzutreiben und Prozesse zu vereinheitlichen. Mit der neuen Software sollen die Rathausdruckerei und die Zentrale Poststelle künftig einen zentralen Druck sowie eine zentrale Kuvertierung durchführen. Das System soll als virtueller Druckertreiber fungieren, der den Zugriff aus verschiedenen Anwendungen, wie MS Office oder dem Dokumentenmanagementsystem, ermöglicht und zudem weitere Ausgangskanäle wie E-Mail oder das ServicePortal Stadt Essen ansteuern kann.

Das Projekt ist eine Voraussetzung für das Konzept BürgerRatHaus, das eine weitgehende Papierarmut vorsieht und keine dezentralen Poststellen oder Arbeitsplatzdrucker plant. Durch die Zentralisierung sollen Medienbrüche reduziert, die Nachverfolgbarkeit von Sendungen verbessert und die Effizienz im Bereich der Postzustellung gesteigert werden. Zudem soll das System die Nutzung im Homeoffice unterstützen und potenziell auch für Beteiligungsunternehmen nutzbar gemacht werden.

Für die Beschaffung und die Bereitstellung des Systems sind im Haushalt 2023 insgesamt 379.000,00 € vorgesehen. Die Kalkulation umfasst Investitionskosten für Lizenzen sowie laufende Sachkosten für den Betrieb und die Wartung. Ein EU-weites offenes Vergabeverfahren ist für Juni 2022 vorgesehen, wobei die vollständige Einführung der Software bis Mitte 2024 abgeschlossen sein soll.